Focos rojos de probable Fraude en el proceso de compras

Tomar en cuenta estos puntos, le permitirá a la administración y/o auditor identificar potenciales riesgos de fraude en el proceso de documentación desde la perspectiva de los proveedores; sin embargo, la información presentada es enunciativa mas no limitativa y podrían presentarse una serie de situaciones adicionales, las cuales deberán estar sujetas a procedimientos de investigación antes de determinar el probable fraude y tomar las medicas correctivas y sancionatorias correspondientes.

1          Acceso al maestro de proveedores, permitiendo la manipulación de la información a los usuarios del área

2          Proveedores creados en el padrón que no tienen documentación soporte o no existen

3          Cambios en la información de los proveedores sin la documentación soporte

4          Cambios recurrentes en la información del proveedor

5          Modificaciones en los datos bancarios de un proveedor que no presta servicios  desde hace algún tiempo

6          Colaboradores contratados con vínculos con los proveedores

7          Colaboradores con datos personales iguales a los  de los proveedores

8          Proveedores con nombres de iniciales que pueden corresponder con los nombres de colaboradores

9          Proveedores con documentación incompleta de contratación

10        Proveedores que cambiaron de estado inactivo a activo

11        Concentración de funciones entre el que aprueba la compra y realiza el pago

12        Colaboradores del área de compras que no rotan de sus cargos

13        Cambios inusuales en la facturación de los proveedores

14        Proveedores registrados como beneficiarios de los colaboradores

15        Proveedores con pagos superiores a los proyectados en el contrato

16        Cambios inusuales en los precios o servicios prestados por los proveedores

17        Facturas enviadas en formato Word o Excel por los proveedores

18        Facturas del proveedor con consecutivos que no corresponden a los del proveedor o consecutivos repetidos en diferentes fechas

19        Facturas de los proveedores con números similares después de eliminar ceros, letras o signos de puntuación

20        Facturas radicadas en un tiempo inferior al autorizado

21        Facturas por montos cerrados

22        Cambios en los formatos de las facturas con relación a las facturas habitualmente radicadas

23        Ordenes de compra aprobadas por fuera de los lineamientos de la política

24        Facturas pagadas sin orden de compra

25        Facturas pagadas que no se tienen en los registros del proveedor

26        Desembolsos a proveedores con nombres similares

27        Cambios en las condiciones de pago inicialmente pactadas, sin autorización